Darwin a dit : « Les espèces qui survivent ne sont pas les espèces les plus fortes, ni les plus intelligentes, mais celles qui s’adaptent le mieux aux changements». Parallèlement, on peut dire que le changement est au cœur de la réussite même d’un projet et que la résistance au changement, quant à elle, est une barrière significative à l’atteinte des bénéfices escomptés. Une étude menée par le Conference Board.org a révélé que les facteurs humains étaient au premier rang des barrières du succès d’un projet.
Dans ce contexte, on comprend qu’en plus des efforts passés à gérer le projet, à y investir de l’argent, du temps et des ressources, il devient primordial de faire un minimum de gestion du changement. Voici quatre principes clés pouvant aider à mieux préparer les activités de gestion du changement :
1. La gestion du changement doit être planifiée afin d’être réalisée avec succès!
La gestion du changement n’est pas un processus, ni une fonction ou un événement. Tous les livrables de gestion du changement doivent faire partie du processus de gestion de projet et du cycle naturel du projet. Il faut donc inclure toutes les activités et les livrables dans le plan de projet ainsi qu’à l’échéancier.
2. Travailler en équipe
Les activités de gestion du changement peuvent être assurées par une personne dédiée à la gestion du changement. Parfois ce rôle est assumé par le gestionnaire de projet. Dans tous les cas, cette personne ne peut travailler seule. Pour comprendre ce qui se passe sur le terrain, il faut s’investir et poser les vraies questions aux superviseurs, parrains du changement, etc. Il faut savoir s’entourer et utiliser son réseau.
3. Les unités d’affaires doivent s’approprier la solution
L’appropriation de la solution est un élément important. Les projets émergent souvent d’un département en particulier : les technologies de l’information, les ressources humaines, etc. Il est important que les unités d’affaires soient non seulement impliquées dans le projet, mais qu’elles ressentent aussi que le changement ait été pensé pour elles. L’équipe de projet et de gestion du changement doivent donc travailler avec les unités d’affaires et non pour elles.
4. Le succès doit être basé sur des résultats concrets… pas juste des livrables!
L’objectif ultime de la gestion du changement est de minimiser les risques reliés aux personnes afin d’amener pro activement la population au succès. Évidemment, la personne en charge de la gestion du changement préparera un plan de gestion du changement (une approche de communication, de formation, etc.). Une fois le plan défini, il faut exécuter ces activités. La clé du succès est de concentrer les efforts sur l’aide et le soutien aux unités d’affaires afin qu’elles acceptent les solutions et comprennent les impacts. Cela permettra aux unités d’affaires de participer à leur propre succès!
Julie