En plus d’offrir de la visibilité à votre entreprise, participer à ces concours peut vous permettre de bénéficier de conseils d’experts qui pourraient propulser votre entreprise au niveau supérieur. Des avantages dont on ne voudrait pas se priver!

Si vous êtes entrepreneur et que vous avez une jeune compagnie désireuse de passer à la prochaine étape de son développement, ces concours pourraient vous intéresser… Restez à l’affût!

1. Créateurs d’Avenir

Le concours Créateur d’Avenir, c’est quoi? C’est une compétition organisée par le journal Les Affaires, qui vise à récompenser la relève entrepreneuriale du Québec.

Vision pour le futur de son entreprise, capacité à être un bon Leader, Créativité, Réalisations marquantes, Engagement envers la collectivité… tous ces critères sont pris en compte par un jury qui récompensera 25 « créateurs d’avenir ».

Chez DexterIT, on s’est dit que le président de l’entreprise, Olivier Laquinte, a toutes les chances de retenir l’attention du jury, alors nous l’avons incité à s’inscrire au concours! Pour voir notre candidature et inscrire un mot de soutien sur le mur prévu à cet effet, cliquez sur ce sur ce lien. Nous avons également produit une vidéo pour ce concours, à consulter directement sur  le site Créateurs d’Avenir, ou encore sur youtube.

2. Génération Inc.

Ce concours est en réalité une émission, qui revient pour sa 3ème saison consécutive à la TV. Génération Inc. a pour objectif de faire rayonner 12 entreprises Québécoises sélectionnées pour leur créativité, leur passion, et leur envie d’avancer. Si votre PME est sélectionnée, elle bénéficiera de l’intelligence d’affaires d’experts chevronnés, qui seront prêts à vous donner des conseils qui feront très certainement LA différence.

Les candidatures pour Génération Inc. sont toujours ouvertes, pour ceux qui voudraient faire grandir leur PME. Nous, on s’y est déjà inscrits!

Bonne chance !

Dernièrement, j’ai mis à jour un plan de projet dans lequel il fallait annuler plusieurs tâches. J’aurais pu supprimer les tâches du plan mais je voulais garder une trace des tâches qui n’ont pas été faites et du nombre d’heures planifiées au début.  Vu que mon client utilise Microsoft Project 2007, il n’y a pas de fonctionnalité pour rendre une tâche inactive, il a fallu que je me crée un champ personnalisé et quelques opérations supplémentaires pour que Project 2007 ne tienne pas compte des heures planifiées.

Microsoft a ajouté la fonctionnalité pour rendre une tâche inactive en Project 2010. Lorsque vous mettez une tâche à inactive, cette tâche n’a aucune influence sur la planification du projet, mais vous ne supprimez pas la tâche.

Pour rendre une tâche inactive :

1. Sélectionnez la tâche

2. Allez dans l’onglet Tâche, groupe de boutons Planifier

3. Appuyez sur le bouton Désactiver

Dans l’image suivante, les tâches de Production Go Live sont inactives.

1. Project 2010 ajoute un effet barré sur le nom des tâches

2. La couleur du texte devient grise

3. Dans le diagramme de Gantt, la barre pour les tâches est de couleur blanche

Il est impossible de rendre inactif des tâches avec des valeurs réelles, vous recevrez le message suivant :

Conseil : Si vous avez un plan de projet avec plusieurs tâches inactives que vous ne voulez pas voir, utilisez simplement le filtre Tâches actives.

Note : Si vous ouvrez un plan de projet sauvegardé avec une version précédente à Project 2010, la fonctionnalité Désactiver ne sera pas disponible. Il vous faudra sauvegarder votre plan en Project 2010 pour avoir accès à la fonctionnalité.

J’espère  que cette fonctionnalité vous sera très utile dans la planification de vos projets.

N’hésitez pas à venir voir le blog de DexterIT dans les prochaines semaines pour d’autres articles sur Ms Project!

Omar Mercado

There are some basic tools and techniques to have an efficient and effective Steering Committee.

Foundation

A solid foundation is paramount to the Steering Committee’s success.  The Committee’s purpose, objectives, and expectations (guidance, support and resolution) must be clearly defined.  With this in mind, the members may be identified ensuring all of the important stakeholders for the project are included.  The membership group should be large enough to ensure all key stakeholders are addressed but small enough to allow for efficient dealing of important matters and decisions.  The roles and responsibilities of the Committee and its members must be clearly identified.

Meetings

Steering Committee meetings are not confused with “status review meetings” where the managers provide an update on the progress of the projects.  To be efficient and effective, the meeting attendees should include and be limited to only the stakeholders that are required at the meeting.  These meetings should be held regularly and should not exceed 60 minutes – where possible.  It is the facilitator`s role to ensure agenda times are adhered to.  Issues requiring further discussion should be parked and addressed in a separate meeting with the necessary participants. The use of sub-committees is an effective tool to facilitate the discussion of specific points requiring further discussion and analysis. All Committee members must make every effort to attend the meetings they are invited to.

Agenda

An agenda is necessary and should be sent prior to the meeting to ensure the smooth execution of every Steering Committee meeting. This agenda should focus on priorities, issues, concerns and questions which require the guidance of committee members. Documentation to support the decisions being requested from the stakeholders should be sent 24 hours prior to the meeting to expedite matters.  These documents should summarize the situation and provide a brief overview of the subject to the stakeholders.

Minutes

Minutes should be provided to the Steering Committee members on a timely basis subsequent to the meeting. They should be complete and concise, reporting on the progress of this and the previous meetings.  It is important they be reviewed and commented upon by all stakeholders prior to the next meeting.

Monitor

The Committee`s performance and purpose should be assessed on a periodic basis. This will ensure the members remain relevant with the purpose remaining true to the Project.

With these five factors in mind, the Steering Committes should be more efficient and effective in supporting the needs and goals of the project.

Pourquoi : Afin d’aider tous les intéressés à réussir l’examen du PMI®

Quand : Les mercredis midi

Combien ($) : Gratuit

Ces derniers jours, il m’a fait plaisir d’animer le groupe d’étude certification PMP®/CAPM® ayant comme public non seulement certains de mes collègues, mais aussi des personnes extérieures à DexterIT.

Il est intéressant de mentionner que le travail va très bien (nous sommes rendus au Chapitre 3 du PMBOK®) et que tous semblent retirer une quantité importante d’information. En fait, le PMBOK® peut être assez difficile à lire et de participer à un groupe d’étude comme celui-ci donne un forum pour poser des questions d’éclaircissement, et parler à une personne.

C’est presque identique à un tuteur privé, moins les frais, qui sont inexistants.

Les étudiants sont invités à lire un chapitre par semaine, noter les choses qui ne sont pas comprises, et, soit me les envoyer le jour avant (afin que je puisse préparer des supports visuels), ou bien les poser lors du groupe d’étude. De vulgariser ou bien d’expliquer les concepts du PMBOK avec des exemples vécus aide beaucoup à intégrer les concepts parfois abstraits, et offre une meilleure compréhension qui se traduit généralement par une meilleure performance à l’examen.

DexterIT entend bien continuer à offrir ces groupes d’études gratuits car nous soutenons que la saine gestion de projet est quelque chose de noble et surtout qui donne de bons résultats.

Pour vous inscrire, vous devez envoyer un courriel à l’adresse suivante : groupedetudepmi@dexterit.ca.

La prochaine session n’est pas planifiée encore, mais si vous avez la certification PMP®/CAPM® dans votre mire, je vous conseille fortement de nous contacter afin de mettre toutes les chances de votre côté!

Bonne fin d’avril!

DexterIT poursuit son objectif de s’entourer des meilleures ressources. Nous sommes très fiers d’accueillir dans notre équipe Monsieur Vince Siemens, qui cumule 20 ans d’expérience en audit et conseils d’affaires stratégique à l’international. Mr. Siemens vient ainsi parfaire l’équipe de DexterIT et apporter le niveau d’expertise supérieur qu’il nous fallait pour nous projeter au rang d’entreprise de conseil en gestion de projet de référence pour les PME Québécoises.

M. Siemens a œuvré en tant que directeur de projets stratégiques, directeur financier, et manager sénior pour des compagnies telles que la CBC/Radio-Canada, Deloitte, Ernst & Young ou encore KPMG. Ses domaines d’expertise englobent la finance, l’audit, les télécommunications, l’industrie pharmaceutique, le secteur manufacturier, l’aérospace, le secteur public ou encore les divertissements. Il est également à l’origine de 7 implantations SAP dans des PMEs ainsi que des compagnies internationales. Vince Siemens fait de plus partie de l’ordre des Comptables Agréés du Québec.

Vous travaillez dans l’une des industries citées et avez besoin d’accompagnement dans la gestion de vos projets? N’hésitez pas à nous contacter pour recevoir un diagnostic.

More news at DexterIT!

DexterIT pursues its goal to surround itself with the best resources. We are very proud to welcome M. Vince Siemens in our team, whose professional experience includes almost 20 years audit and business advisory services with an International Firm, industry experience as the Corporate Controller and Director of Finance for a wholly-owned Canadian subsidiary of a Fortune 200 company, ERP consulting, governance, risk, compliance and corporate performance management practice leadership and 15 years of project management experience.

M. Siemens thus improves our team and brings DexterIT to the level of expertise we seek to project ourselves as a reference in project management consulting for Quebec SMEs.

In addition to his extensive financial responsibilities, Vince Siemens has been involved in 7 full cycle SAP implementations as well as having significant involvement with employee development and human resources.  During his various tasks, M. Siemens often served as a Special Project Advisor with respect to financial reporting, GAAP (US, Canadian and IFRS) and complex financial and accounting issues. Most recently, he has been involved with multiple organizations in their conversion to the International Financial Reporting Standards in Canada.

His areas of expertise include finance, auditing, telecommunications, pharmaceuticals, manufacturing, aerospace, public sector and entertainment.

You work in one of these industries and need support in managing your projects? Feel free to contact us.

Plan de projets, calendriers, estimés

Le plan de projets décrit généralement la portée du projet, les facteurs clés de succès, les hypothèses sous-jacentes à la planification et à l’exécution du projet, les contraintes et les risques. Il comprend également un plan d’exécution des différentes phases à haut niveau et les grandes décisions relatives aux coûts et au calendrier. Ces deux derniers items méritent une attention particulière au niveau de la gestion du changement. En effet, assurez-vous qu’un montant suffisant ait été alloué aux activités de gestion du changement: de 10% à 25% du montant total dépendamment de la complexité du projet et de la nature du changement. De plus, révisez avec attention le calendrier afin de vous assurer que vous pourrez incorporer vos activités de gestion du changement (identification des parties prenantes, analyse des impacts, engagement des employés, etc.) ainsi que les activités de communications et de formation. Discutez-en avec le gestionnaire de projets et révisez le plan de projets au besoin.

Charte des rôles et responsabilités, gouvernance du projet, organigramme

Les membres de l’équipe projets sont généralement présentés dans l’un/les document(s) suivant(s) : la charte des rôles et responsabilités, un document présentant la gouvernance du projet et/ou un organigramme. Assurez-vous d’abord que votre rôle en tant que professionnel de gestion du changement figure dans ces documents! Aussi drôle que cela puisse paraître, on oublie souvent d’y mettre la gestion du changement. Si les responsabilités sont explicitement décrites, vérifiez ensuite que les membres de l’équipe projets ont une responsabilité de vous appuyer dans votre démarche de gestion du changement et qu’ils participeront activement dans votre recherche d’informations. Si les responsabilités ne sont pas décrites, n’hésitez pas en discuter tout de même avec le gestionnaire de projets afin que vos attentes soient clairement définies et comprises.

Processus actuels et processus futurs

L’une des activités clés de gestion du changement est de déterminer les impacts organisationnels, culturels, de processus, d’outils et de compétences qu’amène le projet. Il arrive parfois que les processus actuels de l’organisation soient bien documentés. Dans ce cas, vous serez choyés puisque vous pourrez débuter votre analyse en comparant les processus actuels à ceux futurs! Si les processus actuels n’existent pas, vous pourrez tout de même interrogés des membres clés du projet avant de rencontrer formellement des représentants d’affaires.

En guise de conclusion, j’ajouterais : n’hésitez pas à organiser une rencontre avec toute l’équipe de projets. Cette rencontre n’a pas besoin d’être longue : 30 minutes suffiront. Expliquez clairement votre rôle en tant que professionnel de gestion du changement, ce que vous cherchez à accomplir et surtout comment ils peuvent vous aider! Après tout, la réussite d’un projet passe par le travail d’équipe! Qui sait, peut-être auront-ils d’autres documents à vous partager qui pourront vous aider dans vos activités de gestion du changement!

Cependant, l’important ce n’est pas d’éviter les changements, mais de bien s’assurer que les changements sont réalisés de façon contrôlée pour éviter d’impacter la performance et les résultats attendus.

Le gestionnaire du projet doit donc tenir compte de quelques principes pour s’assurer que les changements du projet se fassent de façon contrôlée :

1. Assurer que le contenu du projet est bien défini: en effet, il est important que tous les intervenants du projet aient une idée claire dès le départ de l’objectif du projet et, en particulier, de ce qui ne fait pas partie du contenu du projet.

2. Minimiser les changements du contenu du projet : il ne s’agit pas de rejeter chaque changement souhaité, mais plutôt de se concentrer dans les objectifs du projet et d’identifier quels sont changements importants des changements « cosmétiques ».

3. Implanter et utiliser un processus de contrôle de changements : si l’organisation où se déroule le projet ne compte pas avec un système de contrôle de changement, il est nécessaire de définir quelles sont les procédures à suivre lorsque des changements sont identifiés. Ceci permet d’assurer  l’intégrité de la ligne base du projet et d’impliquer les « personnes correctes » dans le processus d’approbation des changements. De plus, il est plus facile de gérer les expectatives des intervenants du projet et d’éviter des confrontations lorsque les personnes connaissent la démarche pour traiter les changements.

4. Communiquer avec les intervenants : il ne suffit pas d’établir des procédures de contrôle de changements, il faut aussi s’assurer que les intervenants comprennent bien les procédures et les rôles et responsabilités définies. De plus, il est très important de rester à l’écoute pour comprendre et agir rapidement quand un changement critique est identifié et il est primordial que les changements approuvés soient correctement communiqués et compris par les intervenants clés du projet.

La planification manuelle peut être utile lorsque vous créez un plan de projet sur une longue période de temps. Vous pouvez planifier automatiquement les tâches qui commencent tôt et planifier manuellement les tâches qui se dérouleront plus tard.

L’image suivante  présente le Projet 1 avec trois tâches planifiées automatiquement. Project assigne une durée estimée de 1 journée ainsi qu’une barre dans la partie graphique. Par contre, pour le Projet 2 les trois tâches sont planifiées manuellement. Vu que l’usager n’a pas fourni de durées pour les tâches, Project ne peut créer les barres pour le graphique.

Lorsqu’on a des tâches planifiées manuellement et qu’on change la structure du projet, les tâches sommaires deviennent planifiées automatiquement. L’exemple suivant montre le Projet 2 avec les Tâches 2 et 3 indentées sous la Tâche 1.  Project change la Tâche 1 pour planification automatique, assigne une durée de 1 journée et affiche une barre dans la partie graphique. Prenez note que Project ne fait aucun changement aux autres tâches manuelles.

Pour changer le mode d’une tâche, vous pouvez :

1. Changer le mode dans la colonne Mode Tâche

2. Sélectionner la tâche et utiliser les boutons Planification Manuelle ou Automatique du groupe Tâches de l’onglet Tâche du ruban.

Les tâches manuelles permettent une planification plus souple lorsqu’on ne connait pas encore les durées. Il est même possible de se créer un plan de projet seulement avec une liste d’activités sans durées.

Vous êtes maintenant en mesure de mélanger des tâches manuelles et automatiques dans vos plans de projets dépendant de vos besoins. J’espère que le sujet de cet article vous sera utile.

N’hésitez pas à venir voir le blog de DexterIT dans les prochaines semaines pour d’autres articles sur Ms Project.

Omar Mercado

Il est sensiblement accepté dans le marché qu’il y a deux types de gestionnaires de projet : Le type Technique et le type Business.

Le type technique est associé plus souvent à des projets de petite envergure où une expertise technique poussée est nécessaire. Le gestionnaire de projet étant très familier avec le côté technique de la solution peut donc mieux encadrer les aspects du projet dans le cas de petites équipes et même participer activement dans la technique dans un contexte où les ressources sont manquantes ou difficile à se procurer.

Le type business est associé plus souvent à des projets de moyenne et grande envergure où la diplomatie et les enjeux relationnels priment sur la connaissance technique, vu que les ressources techniques ne sont pas habituellement en pénurie. Le gestionnaire Business encadre plus les attentes et les besoins et s’assure que tous les rouages du projet sont bien lubrifiés afin de capitaliser sur le momentum.

Il y existe aussi d’autres types de gestionnaires de projet, car il faut réaliser qu’il y a plus que la livraison à considérer dans le cycle de vie d’un projet. Un gestionnaire de projet spécialisé dans la capture des requis à haut niveau et des analyses de faisabilités, en d’autres mots, de nature plus pré-projet est un type des gestionnaire courant. Mais est-ce un gestionnaire de projet? Est-ce un Business Analyst?

Nous aimerions avoir votre feedback, décrivez-nous les types de gestionnaires de projet que vous avez dans votre environnement corporatif!

Microsoft Project n’a pas de fonction automatique pour ce faire, mais il existe une façon très facile et rapide d’arriver à ses fins en utilisant les fonctionnalités du « Copier & Collage spécial » de l’application MS Project.

Dans cet exemple, la durée de la tâche « Période de réservation pour le lancement » dépend de l’écart entre la date de fin du jalon « Lancement de la campagne promotionnelle » (date qui pourrait être amenée à bouger puisqu’elle dépend de plusieurs autres tâches) et la date de début du jalon « Lancement de l’application iPhone & iPad » prévu pour le 1^er juin. Si tout va comme prévu, la période de réservation devrait être de 25 jours, mais chaque jour de retard sur le lancement de la campagne promotionnelle est une journée de moins pour la période de réservation… Comment avoir ça dans MS Project?

1. Il faut copier la date de fin du jalon « Lancement de la campagne promotionnelle » et faire un « Collage spécial… » avec liaison dans la cellule de la date de début de la tâche hamac « Période de réservation pour le lancement ».
2. Il faut copier la date de début du jalon « Lancement de l’application iPhone & iPad » et faire un « Collage spécial… » avec liaison dans la cellule de la date de fin de la tâche hamac « Période de réservation pour le lancement ».

Et le tour est joué! Maintenant, si jamais les jalons sont replanifiés à cause de retards ou qu’on réalise le travail plus tôt que prévu : la date de début et de fin de la tâche « Période de réservation pour le lancement » sera automatiquement mis à jour comme dans l’exemple qui suit.

Voici maintenant la marche à suivre étape par étape :

1. Choisissez date de fin de la tâche (ou jalon) dont vous voulez que votre tâche hamac dépende et copiez cette date (Ctrl + C ou encore avec le bouton droit de la souris et l’option « Copier »)

2. Cliquez ensuite avec le bouton droit de la souris sur la date de début de la tâche hamac.

3. Sélectionnez l’option « Collage spécial… »

4. Choisissez l’option « Coller avec liaison » et cliquez sur « OK »

5. Et voilà!

C’est aussi simple que ça et tellement pratique! Vous pouvez utiliser ce petit truc dans MS Project 2010 & MS Project 2007 et aussi bien avec les tâches planifiées automatiquement ou manuellement.

Bonne planification!

Références pour la rédaction de l’article :
http://blogepm.wordpress.com

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